1. Allmänt

Dessa allmänna villkor gäller för kontorsstädning som VALSIM AB, organisationsnummer 559310-1792, tillhandahåller till företagskunder. Uppdraget, städadressen, priset, startdatumet och schemat framgår av den accepterade offerten och eventuellt separat avtal.

Den version av villkoren som anges i offerten eller avtalet gäller för uppdraget. Publicering av en ny version på webbplatsen ändrar inte i sig ett redan ingånget avtal.

2. Uppdrag och städobjekt

VALSIM utför kontorsstädning enligt avtalet, den accepterade offerten och tillhörande städspecifikation. Vid motstridiga uppgifter gäller handlingarna i följande ordning:

1. Skriftligen överenskomna ändringar och tillägg.
2. Accepterad offert och städspecifikation.
3. Dessa allmänna villkor.

Arbeten som inte ingår i städspecifikationen beställs och prissätts separat. Utökad arbetsinsats, exempelvis efter renovering, evenemang eller vid ovanligt kraftig nedsmutsning, ska godkännas av kunden innan arbetet utförs.

3. Avtalstid, förlängning och uppsägning

Avtalet gäller i tolv månader från avtalets startdatum och förlängs därefter automatiskt med tolv månader i taget. Om en part inte önskar förlänga avtalet ska detta meddelas skriftligen senast en månad före den pågående avtalsperiodens slut.

Vardera parten får även säga upp avtalet i förtid med tre månaders uppsägningstid. Avtalet upphör då tre månader efter att uppsägningen kommit den andra parten tillhanda, om parterna inte skriftligen kommer överens om ett annat slutdatum. Under uppsägningstiden gäller avtalets ordinarie villkor för utförande och betalning.

Uppsägning skickas via e-post till den kontaktadress som anges i avtalet. Mottagaren ska bekräfta uppsägningen skriftligen.

4. Pris och debiteringsmodell

Pris och debiteringsmodell framgår av den accepterade offerten. Priser för företagskunder anges exklusive moms om inget annat uttryckligen anges. Moms tillkommer enligt gällande regler.

Vid timdebitering gäller följande minsta debitering per besök, om inget annat uttryckligen överenskommits i offerten:

• Upp till två besök per vecka: minst tre persontimmar per besök.
• Tre eller fler besök per vecka: minst två persontimmar per besök.

Tid anges i persontimmar. Två personer som arbetar en timme motsvarar två persontimmar.

Vid fast månadspris gäller det överenskomna arbetsomfånget. Eventuella tillägg för material, utrustning, transport, parkering eller särskilda arbetstider ska framgå av offerten.

5. Årlig prisöversyn

VALSIM får justera priset högst en gång per år med hänsyn till förändrade kostnader för exempelvis personal, material, transport och övriga kostnader för tjänstens utförande. Kunden informeras skriftligen om det nya priset minst en månad innan det börjar gälla.

Om kunden inte accepterar prisändringen får kunden inom två veckor från mottagandet av meddelandet säga upp avtalet med tre månaders uppsägningstid. Under denna uppsägningstid gäller det tidigare priset.

Prisändringar på grund av ett ändrat uppdrag, exempelvis ny lokal, större yta eller fler arbetsmoment, överenskoms separat och omfattas inte av begränsningen till en årlig prisjustering.

6. Fakturering och betalning

Fakturering sker månadsvis i efterskott via Fortnox, om inget annat anges i offerten. Betalningsvillkoret är 30 dagar från fakturadatum. Tilläggsarbeten specificeras på fakturan.

Kunden ska snarast meddela VALSIM skriftligen om en faktura innehåller fel. Den ostridiga delen av fakturan ska betalas på förfallodagen.

Vid försenad betalning kan dröjsmålsränta, påminnelseavgift och inkassokostnader tillkomma enligt tillämpliga regler. Påminnelser och inkasso hanteras genom Fortnox eller den betalningspartner som anges på fakturan.

Om kunden förutser en betalningsförsening ska kunden kontakta VALSIM före förfallodagen. En eventuell betalningsplan eller paus i kravhanteringen måste uttryckligen bekräftas skriftligen. Ett meddelande om förseningen innebär inte i sig att förfallodagen ändras eller att avgifter tas bort.

Vid utebliven betalning får VALSIM efter skriftligt meddelande pausa kommande tjänster tills betalningen eller en särskild betalningsöverenskommelse har säkerställts.

7. Helgdagar och särskilda arbetstider

Ordinarie städning utförs inte på svenska allmänna helgdagar, om inget annat har överenskommits.

Vid fast månadspris beräknas årspriset utifrån de planerade besöken under en tolvmånadersperiod. Besök som infaller på allmänna helgdagar räknas bort innan årspriset fördelas på tolv lika stora månadsbetalningar. Sådana bortfall medför därför ingen ytterligare kreditering och inga sparade timmar.

Vid timdebitering debiteras inte ett besök som bortfaller på grund av helgdag. Om kunden önskar städning på en helgdag eller ett extra besök på en annan dag ska detta bokas och betalas separat. En sådan bokning förutsätter att VALSIM har tillgänglig personal.

Eventuella tillägg för kvällsarbete, lördagar, söndagar och helgdagar anges i offerten. Om flera tillägg är tillämpliga används endast det högsta, om inget annat uttryckligen avtalats.

Julafton, nyårsafton och midsommarafton behandlas som arbetsfria dagar endast om detta anges i offerten. Även dessa dagar ska då beaktas i årsberäkningen.

8. Avbokning och ombokning

Kunden meddelar avbokning eller önskemål om ändrad tid via SMS eller e-post till VALSIM:s kontaktuppgifter i avtalet och ska invänta skriftlig bekräftelse.

En ny tid gäller först efter att VALSIM har bekräftat den. Vid beräkning av avbokningsfristen används tidpunkten då kundens meddelande kommit fram till den angivna kontaktadressen eller telefonnumret.

Vid fast månadspris justeras fakturan enligt samma princip. Besökets värde framgår av offerten. Om ett särskilt besökspris inte anges används årspriset delat med antalet besök som ingår i årsberäkningen.

Om ett avbokat besök ersätts av ett nytt besök betalas det nya besöket separat. En ombokning som VALSIM uttryckligen godkänt som kostnadsfri medför ingen avbokningsavgift.

9. Tillträde, nycklar och larm

Kunden ansvarar för att VALSIM får tillträde till de avtalade utrymmena vid överenskommen tid. Kunden ska lämna aktuella uppgifter om portkoder, passerkort, larm och andra tillträdesrutiner samt meddela ändringar utan dröjsmål.

Om personalen kommer till lokalen men inte får tillträde på grund av förhållanden som kunden ansvarar för ska VALSIM försöka kontakta kunden och, om möjligt, avvakta i upp till 15 minuter.

Om tillträde fortfarande inte kan ordnas debiteras 100 % av det avtalade priset för besöket. Detta gäller inte om tillträdesproblemet beror på VALSIM. Larmutryckning eller andra kostnader som orsakas av felaktiga instruktioner från kunden regleras utifrån omständigheterna och respektive parts ansvar.

10. Nyckelhantering

Överlämnande och återlämnande av nycklar och passerkort dokumenteras i ett separat nyckelkvitto.

VALSIM använder intern kodmärkning som inte direkt visar kundens namn, företagsnamn eller adress. Uppgifter som kopplar koden till kunden förvaras separat med begränsad åtkomst. Kundnycklar hålls åtskilda från personalens privata nycklar och förvaras säkert när de inte används.

Kunden ska vid överlämnandet informera VALSIM om nycklarna ingår i ett låssystem, huvudnyckelsystem eller säkerhetssystem samt om särskilda regler från fastighetsägare, BRF eller försäkringsbolag gäller.

Kopiering av nycklar får endast ske efter överenskommelse med kunden och enligt de regler som gäller för nyckelsystemet. Kostnadsansvaret för kopior ska överenskommas i förväg.

Vid förlust av nycklar informerar VALSIM kunden utan dröjsmål. Förlust innebär inte automatiskt att samtliga lås ska bytas på VALSIM:s bekostnad.

Behovet av nya nycklar, omläggning, cylinderbyte eller andra säkerhetsåtgärder bedöms utifrån omständigheterna och vid behov i samråd med kunden, fastighetsägaren eller BRF, behörig låssmed och försäkringsbolag. VALSIM ansvarar för skäliga, nödvändiga och dokumenterade kostnader som åligger VALSIM enligt avtalet och tillämpliga regler.

Åtgärder som kunden vill kräva ersättning för ska kommuniceras med VALSIM innan de beställs, utom när omedelbara åtgärder behövs för att förhindra ytterligare skada eller hantera en akut säkerhetsrisk.

Vid avtalets slut återlämnas nycklar och passerkort enligt överenskommelse och mot kvittens. Annat återlämningssätt ska godkännas skriftligen.

11. Personal, semester och ersättare

Avtalet avser städtjänster från VALSIM AB och är inte knutet till en viss medarbetare. VALSIM strävar efter kontinuitet i bemanningen men får använda annan personal vid exempelvis sjukdom, semester, avslutad anställning eller ändrad arbetsplanering.

Under sommarmånaderna juni-augusti kan semesterbemanning och vikarier förekomma. VALSIM informerar kunden före det berörda besöket och ser till att ersättaren får nödvändiga instruktioner om städning, säkerhet och tillträde.

Om kunden avböjer den meddelade ersättaren före besökets start ställs besöket in utan avbokningsavgift. Vid fast månadspris krediteras besökets värde.

Kunden ska meddela planerade semesterstängningar eller önskade längre uppehåll minst 30 kalenderdagar i förväg. Uppehållets datum och påverkan på priset ska överenskommas skriftligen.

12. Kundens övriga skyldigheter

Kunden ska:

• Ge personalen tillgång till de avtalade arbetsytorna.
• Tillhandahålla vatten, el och lämpligt förvaringsutrymme i den omfattning uppdraget kräver.
• Tillhandahålla den utrustning och de förbrukningsvaror som enligt offerten är kundens ansvar.
• Informera om ömtåliga eller särskilt värdefulla föremål, känsliga ytmaterial och särskilda skötselanvisningar.
• Säkerställa att föremål och installationer som ska rengöras är säkert monterade.
• Informera om kända risker i lokalen och tillämpliga säkerhetsrutiner.

VALSIM:s personal ska erbjudas en säker arbetsmiljö och ett respektfullt bemötande. VALSIM får avbryta eller pausa arbete om det föreligger en konkret säkerhetsrisk, hot eller andra förhållanden som gör att arbetet inte kan utföras säkert. Kunden informeras så snart som möjligt om orsaken och vad som behöver åtgärdas.

13. Flytt och andra ändringar

Avtalet avser det städobjekt och det arbetsomfång som anges i avtalet och offerten. Kunden ska meddela planerad flytt minst tre månader i förväg. Andra planerade förändringar som påverkar yta, arbetsomfång, tillträde eller schema ska meddelas minst en månad i förväg. Oförutsedda förändringar meddelas så snart kunden fått kännedom om dem.

Städning på en ny adress förutsätter en ny offert, ett skriftligt tillägg eller ett nytt avtal med överenskommen omfattning och pris. Flytt eller minskat behov innebär inte i sig att avtalet upphör eller att priset automatiskt sänks. Om kunden önskar avsluta samarbetet gäller avtalets uppsägningsregler.

14. Kvalitet, reklamation och utebliven tjänst

VALSIM ska utföra tjänsterna med omsorg och på ett fackmässigt sätt enligt städspecifikationen. Kunden ska meddela synliga brister så snart som möjligt, helst inom 72 timmar efter besöket, och beskriva bristen med bilder när det är möjligt.

VALSIM ska få möjlighet att undersöka och rätta till bekräftade brister inom en skälig och överenskommen tid utan extra kostnad. Om en brist inte åtgärdas har kunden rätt till ett proportionerligt prisavdrag för den berörda delen av tjänsten.

Om ett avtalat besök inte utförs av skäl som VALSIM ansvarar för erbjuds kunden en överenskommen ersättningstid eller kreditering av besöket. Den rekommenderade fristen på 72 timmar för städkvalitet begränsar inte möjligheten att anmäla en skada som upptäckts senare.

15. Skador och försäkring

VALSIM ska under avtalstiden ha en ansvarsförsäkring som är lämplig för verksamheten. Kunden ansvarar för erforderlig försäkring för sina lokaler och inventarier.

Vid skada ska kunden informera VALSIM skriftligen inom skälig tid efter upptäckten och lämna tillgängliga uppgifter, bilder och underlag. VALSIM informerar på motsvarande sätt kunden om skador som personalen upptäcker eller orsakar. VALSIM ska ges möjlighet att undersöka skadan och, när det är aktuellt, lämna ärendet till sitt försäkringsbolag.

Reparation eller ersättningsinköp som kunden vill kräva ersättning för ska först kommuniceras med VALSIM, utom när en omedelbar åtgärd behövs för att begränsa ytterligare skada.

Ersättning bedöms utifrån skadans orsak, respektive parts ansvar och tillämpliga regler. Att en ansvarsförsäkring finns innebär inte att varje skada automatiskt omfattas av försäkringen.

Mindre skador kan regleras direkt mellan parterna efter skriftlig överenskommelse. Detta innebär ingen generell begränsning av VALSIM:s ansvar till ett visst belopp. Normalt slitage vid korrekt utförd städning betraktas inte som en ersättningsgrundande skada.

16. Sekretess och personuppgifter

VALSIM och dess personal ska hantera kundens verksamhetsuppgifter, nyckeluppgifter, larmkoder och annan konfidentiell information med sekretess. Sekretessen gäller även efter att uppdraget har avslutats. Undantag gäller för uppgifter som är offentliga eller som måste lämnas ut enligt lag eller myndighetsbeslut.

Personuppgifter behandlas i den omfattning som behövs för att administrera och utföra uppdraget. Mer information finns i VALSIM:s integritetspolicy på www.valsim.se.

17. Underleverantörer

VALSIM får använda underleverantörer för hela eller delar av uppdraget. VALSIM ansvarar gentemot kunden för deras arbete och för att avtalets krav på kvalitet, säkerhet och sekretess följs.

18. Väsentligt avtalsbrott

Vid väsentligt avtalsbrott ska den berörda parten skriftligen beskriva bristen och begära rättelse. Om rättelse inte sker inom 14 kalenderdagar från mottagandet får den andra parten säga upp avtalet med omedelbar verkan, om bristen är av väsentlig betydelse.

Detta påverkar inte rätten att omedelbart stoppa arbete som innebär en konkret säkerhetsrisk. Utförda tjänster och andra förfallna betalningsskyldigheter ska regleras även om avtalet avslutas.

19. Händelser utanför parternas kontroll

Om en extraordinär händelse utanför en parts rimliga kontroll hindrar arbetet ska den andra parten informeras utan dröjsmål. Parterna ska i första hand försöka komma överens om en ny tid eller annan praktisk lösning.

Besök som inte utförs ska inte debiteras, om inte hindret beror på kunden eller något annat uttryckligen har överenskommits. Vanlig personalfrånvaro hanteras enligt avsnittet om personal och ersättare.

20. Ändringar och meddelanden

Ändringar av uppdrag, pris eller andra individuella villkor ska dokumenteras skriftligen och godkännas av båda parter, med undantag för prisjustering enligt punkt 5.

Parterna ska hålla sina kontaktuppgifter aktuella och skriftligen meddela byte av kontaktperson. Överenskommelser via e-post eller SMS kan användas som skriftlig dokumentation när det tydligt framgår vad båda parter har godkänt.

21. Tillämplig lag och tvist

Avtalet regleras av svensk lag. Parterna ska i första hand försöka lösa en tvist genom dialog. Om en överenskommelse inte kan nås prövas tvisten av behörig svensk allmän domstol.

Exempel på städplan

Planen anpassas efter överenskommelse. Den gäller de utrymmen som omfattas av offerten. Momenten utförs vid ordinarie besök där de är tillämpliga. Ytor ska vara åtkomliga; papper, privata föremål och utrustning flyttas inte.

Ingår endast efter separat överenskommelse

Fönsterputs, storstädning, byggstädning, golvvård, djuprengöring av mattor och möbler, disk, invändig rengöring av kyl, ugn eller skåp, datorer och annan elektronik, höga eller svåråtkomliga ytor samt bortforsling av avfall.

Ändringar i städplanen

Moment kan läggas till, tas bort eller få annan frekvens genom skriftlig överenskommelse. Ändrad tidsåtgång eller omfattning kan medföra nytt pris enligt villkoren.