1. Personuppgiftsansvarig

VALSIM AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Kontakta oss via e-post om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill använda någon av dina rättigheter.

2. Vilka personuppgifter vi behandlar

Vilka uppgifter vi behöver beror på vilken tjänst du frågar om eller beställer. Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter:

• Identitetsuppgifter, exempelvis namn och, när det behövs för RUT-avdrag, personnummer.
• Kontaktuppgifter, exempelvis telefonnummer, e-postadress, bostadsadress och faktureringsadress.
• Uppgifter om bostaden eller lokalen, exempelvis storlek, antal rum, tjänst och andra uppgifter som behövs för att bedöma och utföra städningen.
• Boknings- och avtalsuppgifter, exempelvis önskat datum, städtider, frekvens, pris, avbokningar och överenskomna villkor.
• Praktiska instruktioner, exempelvis information om nycklar, portkod, larm, parkering, husdjur och särskilda önskemål.
• Fotografier som du skickar för offert, planering, kvalitetsuppföljning, garantiärende eller klagomål.
• Faktura- och betalningsuppgifter, exempelvis fakturanummer, belopp, betalningsstatus och RUT-uppgifter.
• Kommunikation med oss via e-post, sms, formulär eller andra kontaktvägar.
• Tekniska webbplatsuppgifter, exempelvis IP-adress, cookieidentifierare, tidpunkt, webbläsare, enhet och interaktioner på webbplatsen.

3. Varifrån uppgifterna kommer

Vi får normalt uppgifterna direkt från dig när du kontaktar oss, begär offert, bokar en tjänst, ingår avtal, skickar bilder, lämnar instruktioner eller betalar en faktura.

Om en annan person bokar för din räkning kan vi få nödvändiga kontakt- och adressuppgifter från den personen. Vi kan också få betalningsinformation från banker eller betaltjänster samt beslut och kompletterande information från Skatteverket i samband med RUT.

4. Varför vi behandlar uppgifterna

När behandling grundas på intresseavvägning har vi bedömt att den är nödvändig för ändamålet och att vårt intresse inte väger tyngre än dina rättigheter.

5. Bokningsformuläret och e-post

Bokningsformuläret på webbplatsen skapar ett färdigt e-postmeddelande i den e-postapp eller e-posttjänst som du använder. Uppgifterna skickas inte till VALSIM AB förrän du själv väljer att skicka meddelandet.

När meddelandet skickas behandlas uppgifterna av din e-postleverantör och VALSIM AB:s e-postleverantör. Undvik att skriva känsliga personuppgifter om de inte är nödvändiga.

Obligatoriska uppgifter behövs för att vi ska kunna hantera förfrågan. Om de inte lämnas kan vi sakna möjlighet att lämna offert eller boka tjänsten.

6. RUT-avdrag och personnummer

Om du vill använda RUT-avdrag behöver VALSIM AB behandla ditt personnummer och de uppgifter om arbetet och betalningen som krävs för att ansöka om utbetalning från Skatteverket.

Personnummer ska inte anges i det första öppna bokningsmeddelandet. Vi begär in det separat när bokningen har bekräftats och RUT ska användas.

RUT-uppgifter kan lämnas till Skatteverket, bokföringsleverantör och ekonomiadministratör när det behövs för fakturering, bokföring och ansökan.

7. Vilka som kan få del av uppgifterna

Vi lämnar endast ut uppgifter när det behövs för verksamheten, när en leverantör behandlar dem för vår räkning eller när lag kräver det. Mottagare kan vara:

• Personal eller uppdragstagare som behöver uppgifterna för att planera och utföra städningen.
• Leverantörer av e-post, webbhotell, IT-drift, säkerhetskopiering och andra tekniska tjänster.
• Bokföringssystem, fakturatjänster, ekonomiadministratörer, redovisningskonsulter, banker och betaltjänster.
• Skatteverket i samband med RUT, bokföring, skatt eller annan lagstadgad rapportering.
• Google när du har samtyckt till statistik genom Google Analytics.
• Meta Platforms Ireland Limited när du har samtyckt till marknadsföringscookies och Meta Pixel.
• Inkassoföretag, försäkringsbolag, juridiska rådgivare, domstolar eller myndigheter när det behövs för skuld, incident eller rättsligt krav.

Leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning får endast använda dem enligt våra instruktioner och tillämpligt personuppgiftsbiträdesavtal.

VALSIM AB säljer inte dina personuppgifter.

8. Överföring utanför EU/EES

Vissa IT-, moln-, e-post-, analys- och annonseringsleverantörer kan behandla personuppgifter i eller göra dem tillgängliga från länder utanför EU/EES, bland annat USA.

En sådan överföring ska stödjas av ett giltigt beslut om adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler och vid behov kompletterande skyddsåtgärder. Kontakta oss om du vill ha mer information om skyddet i ett visst fall.

9. Hur länge uppgifterna sparas

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs:

• Förfrågningar och offerter som inte leder till avtal: normalt högst 12 månader efter senaste kontakt.
• Aktiva kundrelationer: under den tid avtalet eller kundrelationen pågår.
• Tillträdesuppgifter: nyckel-, port-, larm- och liknande uppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre behövs, om de inte måste sparas för en incident eller tvist.
• Bilder för offert: normalt högst 12 månader om offerten inte accepteras. Bilder kopplade till avtal, garanti eller krav kan sparas längre när det behövs.
• Bokförings- och fakturaunderlag: till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då det aktuella räkenskapsåret avslutades, eller längre om annan lag kräver det.
• RUT-underlag: så länge det behövs för ansökan, kontroll och för att följa bokförings- och skatteregler.
• Klagomål, skador och rättsliga krav: under ärendet och därefter så länge uppgifterna behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara anspråk enligt tillämpliga preskriptionsregler.
• Google Analytics och Meta: enligt våra valda inställningar, ditt samtycke och respektive leverantörs lagringstider. Aktuella cookietider visas i cookieinställningarna.
• Tekniska säkerhetsloggar: under den begränsade tid som behövs för drift, felsökning och säkerhet.

När lagringstiden löpt ut raderas eller anonymiseras uppgifterna säkert.

10. Säkerhet och åtkomst

VALSIM AB vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förändring och otillåten spridning.

Åtkomst begränsas till personer som behöver uppgifterna i arbetet. Personnummer, nyckeluppgifter, portkoder och larmuppgifter hanteras med särskild försiktighet och sprids inte i onödan.

Ingen lagring eller överföring kan garanteras vara helt riskfri. En personuppgiftsincident hanteras enligt tillämpliga dataskyddsregler.

11. Cookies, Google Analytics och Metaannonsering

Webbplatsen använder cookies och liknande tekniker. Vissa är nödvändiga för webbplatsens funktion. Andra används endast efter ditt samtycke.

Nödvändiga cookies

Nödvändiga cookies används för grundläggande funktioner, säkerhet, teknisk drift och för att spara dina cookieinställningar. De kan normalt inte väljas bort eftersom webbplatsen annars inte fungerar som avsett.

Statistik – Google Analytics

Om du samtycker till statistikcookies använder vi Google Analytics för att förstå hur webbplatsen används och hur den kan förbättras. Tjänsten kan behandla besökta sidor, tidpunkt, ungefärlig besökslängd, trafikkälla, ungefärlig geografisk plats, IP-adress, webbläsare, enhet, tekniska identifierare och interaktioner med innehåll och knappar.

Syftet är webbstatistik och förbättring av innehåll och funktioner. Den rättsliga grunden är ditt samtycke. Mottagare är Google och dess tjänsteleverantörer. Läs mer i Googles integritetspolicy.

Marknadsföring – Meta Pixel

Om du samtycker till marknadsföringscookies använder vi Meta Pixel för att mäta annonser på Facebook och Instagram, förstå om ett besök eller en förfrågan har samband med en annons samt skapa och anpassa annonsmålgrupper.

Meta Pixel kan behandla sidvisningar, tidpunkt, klick, webbläsare, enhet, IP-adress, tekniska identifierare och information om vissa åtgärder på webbplatsen. Meta kan kombinera informationen med andra uppgifter som Meta har om användare av sina tjänster.

Syftet är annonsmätning, konverteringsmätning, målgruppsanalys och anpassad annonsering. Den rättsliga grunden är ditt samtycke. Mottagare är Meta Platforms Ireland Limited och dess leverantörer. Läs mer i Metas integritetspolicy.

Dina cookieval

I cookiebannern kan du acceptera alla cookies, neka alla icke-nödvändiga cookies eller anpassa dina val. Statistik och marknadsföring ska inte aktiveras innan du har samtyckt.

Du kan när som helst återkalla eller ändra samtycket genom länken eller knappen ”Cookieinställningar” på webbplatsen. Återkallandet påverkar inte lagligheten av behandling som skedde före återkallandet.

Namn, leverantör, ändamål och lagringstid för aktuella cookies visas i webbplatsens cookieinställningar och kan förändras när funktionerna ändras.

12. Dina rättigheter

Beroende på omständigheterna har du rätt att:

• få information om hur vi behandlar dina uppgifter,
• begära tillgång till de personuppgifter vi har om dig,
• begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter,
• begära radering av personuppgifter,
• begära att behandlingen begränsas,
• invända mot behandling som grundas på berättigat intresse,
• återkalla samtycke till statistik- eller marknadsföringscookies,
• få ut vissa uppgifter i maskinläsbart format när dataportabilitet är tillämplig.

Rätten till radering är inte absolut. Vi kan behöva behålla uppgifter för bokföring, skatt eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

För att skydda uppgifterna kan vi behöva kontrollera din identitet. Vi besvarar normalt en giltig begäran inom en månad. Skicka begäran till info@valsim.se.

13. Klagomål till tillsynsmyndigheten

Om du anser att VALSIM AB behandlar dina personuppgifter felaktigt får du gärna kontakta oss först så att vi kan undersöka saken.

14. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera denna policy när vår behandling, webbplatsens funktioner eller regler förändras. Den senaste versionen finns på denna sida och datumet högst upp visar när policyn senast uppdaterades.

Om en ändring är väsentlig för pågående kunder kan vi även informera via e-post eller annan lämplig kontaktväg.